Arquivamento de documentos: tudo que você precisa saber

Arquivamento de documentos
Arquivamento de documentos

Quando se trata de arquivamento de documentos, quantas vezes já não perdeu tempo porque não sabia onde estava um contrato, uma proposta, ou um termo de compromisso? “Talvez no Google Drive, ou no Dropbox? Mas em que pasta? Ah, espera, salvei nas minhas transferências do computador, com certeza. Mas qual era o nome do PDF mesmo? Quem sabe está anexado àquele email do advogado…”

Esses diálogos internos acontecem a todo momento. O mau arquivamento de documentos (ou a falta dele) faz com que gestores percam, em média, um mês inteiro, todos os anos, procurando informações extraviadas. Essa busca pode chegar a ocupar 2 horas diárias.

Os dados são de uma pesquisa da PwC e do Radicati Group, que também estima que o custo médio mundial para arquivar um documento seja de US$ 20, enquanto o custo para encontrar um arquivo perdido gira em torno de US$ 120 e o de recriá-lo, US$ 220.

Essa desorganização não causa apenas um desperdício de tempo e dinheiro, como pode ser perigosa. Experimente deixar de enviar informações exigidas por uma fiscalização no prazo, ou perder documentos de funcionários. O resultado pode ser uma multa milionária ou um processo judicial penoso.

Quer evitar problemas como esses? Vamos entender como.

O que é o arquivamento de documentos?

Ao contrário do que diz nosso primeiro instinto, não consiste apenas em digitalizar um monte de papel e arquivá-los na nuvem, ou categorizar uma série de contratos em um armário no fundo do escritório.

O arquivamento de documentos também tem a ver com gestão do conhecimento e inteligência de negócios. Exige atenção, técnica, métodos de organização, segurança e acompanhamento.

Ele não apenas salva seu tempo, dinheiro e paz de espírito — pode, ainda, gerar oportunidades. Afinal, facilitar o acesso aos documentos tende a estimular novos insights, o desenvolvimento de novos processos ou simplesmente liberar recursos que podem ser destinados a atividades que criam valor para a empresa.

Há diversos tipos de arquivamento e sistemas disponíveis, tanto digitais quanto físicos. E é possível inclusive combiná-los.

Quais são os tipos de arquivamento de documentos?

Digital

Documentos digitais podem ser armazenados de três formas: em servidores, na nuvem, ou em dispositivos como HDs externos, pendrives e DVDs.

Ao converter documentos em papel em arquivos de computador, além de reduzir o espaço físico necessário para armazená-los, você também gasta menos recursos (ambientais e financeiros) com impressões e cópias. Isso sem contar que o acesso a eles fica mais fácil e organizado.

Microfilmagem

Por questões legais, mesmo quando digitalizados, alguns tipos de documentos físicos ainda precisam ser guardados em sua forma original por um determinado tempo. Para contornar essa barreira, a microfilmagem é um processo com validade jurídica que pode substituir o papel. Trata-se da captação em filme do documento, gerando uma foto analógica. 

Ainda que o armazenamento continue sendo físico, a microfilmagem reduz a necessidade de espaço consideravelmente e os arquivos podem durar centenas de anos, se guardados de forma correta.

Papel

O Brasil produz mais de 10 milhões de toneladas de papel anualmente. A maior parte disso é gerada pelas demandas administrativas das empresas. Nós sabemos: às vezes é inevitável. Por isso o arquivamento de documentos impressos ainda é tão comum — em alguns casos, uma exigência. Ainda assim, podemos reduzir essa necessidade com métodos mais práticos, os quais vamos explorar mais abaixo.

Como arquivar documentos digitais

Há algumas etapas que você deve seguir:

1- Triagem

É provável que você já tenha um volume alto de documentos que precisa organizar. Alguns podem estar divididos entre diferentes fontes, duplicados, sem back-up, sem os nomes ou as etiquetas corretas, por exemplo. Nesta fase inicial, é recomendado analisá-los, parte por parte, para entender o que precisa ser categorizado, renomeado, digitalizado e/ou agrupado. Você pode criar uma planilha ou contratar um sistema de controle para monitorar as mudanças, se for conveniente.

2- Categorização

Qual a natureza de cada documento que você tem? Qual é o conteúdo, que importância tem, a que área diz respeito, sobre que tipo de cliente, funcionário ou parceiro é, qual a data de criação, de assinatura e a data de vencimento? Os documentos podem ser separados em diversas categorias, que você pode determinar de acordo com o que é melhor para seu negócio.

3- Nomeação

Criar um padrão de nomeação, tanto para arquivos quanto para pastas, vai ser fundamental para otimizar o tempo para encontrar documentos ou mesmo a segurança do arquivamento.

É possível criar códigos que também facilitem ordená-los em sequência numérica ou alfabética. 

Um exemplo simples: “CO_FO_19_TI_Nome do fornecedor.pdf” poderia ser utilizado para contratos de fornecedores contratados em 2019 pela área de Tecnologia da Informação. O sistema pode ser mais ou menos complexo de acordo com as necessidades da empresa. 

Dependendo da plataforma utilizada, você pode também gerar etiquetas que ajudem a localizar documentos por categorias ou outras palavras-chave relacionadas a eles.

4- Índice organizacional

Para tornar ainda mais fácil e rápida a busca por arquivos, basta criar um índice de dados catalogados. Uma vez que as informações estão organizadas e categorizadas corretamente, o índice resume a localização delas.

É como perguntar a uma bibliotecária onde está o livro X: ela precisará perguntar a você qual é o gênero ou nome do autor, por exemplo. Supondo que se trata de um mistério de Agatha Christie, ela verifica no índice que mistérios estão na seção D e autores com sobrenome iniciado em C estão na estante 3.

Os índices são especialmente importantes no arquivamento de documentos físicos, mas também são bem-vindos no digital. Para facilidade extra, inclua links. Não deixe também de reservar um campo em suas tabelas para citar o prazo de validade dos documentos. Assim, você pode eliminá-los e liberar espaço precioso quando for propício

5- Governança

Agora que todos os seus documentos estão devidamente arquivados e organizados, resta estabelecer as regras que vão garantir que eles se mantenham assim. Seguem algumas dicas:

  • Selecione um grupo pequeno de pessoas que terão poder de movimentar documentos ou pastas, e um grupo menor ainda que tenha poder de deletá-los. Isso evita que acidentes aconteçam e desorganizem o sistema. A maioria dos colaboradores deve ter acesso consultivo, apenas.
  • Crie senhas de acesso diferentes para diferentes usuários e, se necessário, senhas separadas para pastas confidenciais.
  • Se adequado, tenha logs de horários de acesso para manter o controle sobre a gestão de documentos.
  • Faça um acompanhamento periódico para garantir que os padrões estão sendo seguidos e que não há acúmulo de informações desnecessárias (no caso de contratos com prazos de vigência definidos, por exemplo).
  • Compartilhe as normas claramente com toda a equipe: quanto maior o alinhamento entre times, mais chances de manter a ordem.

Como arquivar documentos físicos 

As boas práticas para o arquivamento de documentos físicos são muito parecidas com as de documentos digitais, listadas acima.

No entanto, um ponto que difere os dois, fundamentalmente, é a utilização do espaço físico. Isso exige cuidados especiais, entre eles:

  • Vigilância: dependendo da natureza de alguns documentos, pode ser que seja necessário contratar profissionais responsáveis pela guarda e gestão dos arquivos, ou instalar câmeras de segurança e sistemas de identificação que permitam acesso apenas de pessoas autorizadas. 
  • Controle de retiradas: mesmo que o acesso seja apenas consultivo, significa que um funcionário precisou retirar o arquivo de seu lugar. Cabe criar meios de garantir que ele será colocado de volta no mesmo local, em prazo pré-determinado, e ter um registro dessas movimentações.
  • Visão de longo prazo: qual o fluxo de produção e eliminação de documentos físicos na sua empresa? Não crie um espaço que sirva somente para o volume que você tem agora. Se houver um desequilíbrio entre entradas e saídas, calcule a necessidade de espaço que você terá também daqui a 1, 5 ou 10 anos.

Agilidade e inteligência

Há inúmeras formas de realizar o arquivamento de documentos da sua empresa. Não seria ótimo se boa parte dele fosse automatizada? 

Imagine buscá-los não só com base nas categorias, nomes ou ano de criação do arquivos, mas também filtrando o conteúdo deles, como as cláusulas de seu contrato, o valor ou a data de assinatura. Imagine ainda que eles se organizassem praticamente sozinhos, que você tivesse uma visão clara das informações principais em um painel, e que você recebesse uma notificação sempre que a vigência de um deles estivesse perto do fim.

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