Sistema para gestão de documentos: entenda a sua aplicação

Você já parou para pensar em quanto tempo gasta com tarefas que poderiam ser simplificadas? Por exemplo, as idas e vindas de documentos que não foram bem revisados. Ou a busca por uma informação específica em dezenas de pastas diferentes. Ou, ainda, a elaboração de relatórios sobre as demandas do seu setor jurídico. Tudo isso é um ralo de tempo e de recursos que precisa ser fechado o quanto antes. E um bom sistema para gestão de documentos te ajuda a fazer isso.

O que é um sistema para gestão de documentos?

Trata-se de uma ferramenta digital de gerenciamento de arquivos que serve para organizar documentos e contratos, armazenando-os e disponibilizando informações de maneira simples para todos os envolvidos no processo. Uma solução que facilita o controle das informações de uma empresa, sejam elas relacionadas ao pagamento de fornecedores, à apuração de impostos, aos demonstrativos financeiros ou ao trabalho jurídico da organização. 

Aqui, trataremos desse último caso. Afinal, departamentos jurídicos costumam ficar sobrecarregados com tarefas operacionais que impedem os profissionais de fazerem o que realmente importa: atuar estrategicamente, usando informações para tomar decisões que beneficiem o negócio.

Problemas que esse sistema deve resolver

Como se sabe, um dos maiores inimigos da produtividade é o retrabalho. Quanto tempo perdemos refazendo aquele documento que não passou pela aprovação de todos? Ou reenviando um contrato para os envolvidos, já que a versão anterior não era a certa? Tudo isso implica ineficiência e resulta em perda de recursos. No longo prazo, empresas que não atacam esse problema podem ficar para trás na corrida pela inovação.

Além disso, com um sistema para gestão de documentos, você elimina outros gargalos de produtividade, como:

1 – Bagunça de versões

A multiplicação de modelos de contratos e documentos em diferentes versões é muito nociva para qualquer operação. Encontrar a versão certa pode acarretar perda de um tempo precioso. 

2 – Festival de Ctrl C+Ctrl V

Outro ralo de tempo é copiar e colar diferentes minutas de modelos de contratos para conseguir formular um novo documento.

3 – E-mails e mais e-mails

Sem documentos e contratos centralizados, serão infinitas as trocas de e-mails entre fornecedores e setores da empresa para coleta de informação e validação de demanda.

Principais soluções e funcionalidades

Com um bom sistema para gestão de documentos, os problemas acima podem ser definitivamente banidos da sua rotina. A Linte, por exemplo, oferece workflows customizados e gestão inteligente de contratos. A plataforma também automatiza diversas tarefas desenvolvidas no departamento jurídico. Por exemplo, a criação de documentos e de contratos, e a gestão inteligente do ciclo de vida dos mesmos.

Além disso, a Linte pode gerar insights estratégicos, contribuindo para a sua tomada de decisões. Os dados são coletados e armazenados de forma segura e estruturada, sendo consolidados em relatórios que todos os envolvidos podem acessar, com a devida permissão.

Isto faz a diferença em alguns pontos exemplificados abaixo:

1- Controle de encerramento de contratos. É possível fazer uma análise sazonal de quando realizar uma estratégia de renovação de contratos ou aquisição com base no volume de contratos encerrados, para um determinado períodos de tempo.

2-Gestão da informação. É possível fazer o levantamento de quais contratos com clausulas que já tenham gerado jurisdição contenciosa. Se essa análise for feita manualmente, sem a Linte, pode levar dias! Com o nosso software, é possível fazer isso de maneira rápida, aplicando filtros.

3- Análise de volume de demandas para o departamento jurídica. É possível entender quais são as principais demandas geradas, e por quais setores ou terceiros.

No final do dia, o que sua empresa ganha?

Em resumo, essas funcionalidades são fundamentais para qualquer empresa que queira se manter competitiva, em linha com os tempos atuais. Os principais benefícios de um sistema para gestão de documentos jurídicos podem ser reunidos da seguinte forma:

A informação quando e onde você precisar

Plataformas de gestão permitem a troca de informações entre os profissionais, por meio do compartilhamento de arquivos. Assim, a empresa consegue reduzir o tráfego nos e-mails e manter a equipe focada nas atividades que importam.

No caso de departamentos jurídicos, isso é ainda mais importante. Os arquivos disponibilizados, em ambiente digital, permitem que profissionais e fornecedores trabalhem em conjunto e ao mesmo tempo. Todos estarão na mesma página, sempre.

Automação e produtividade

Um sistema como a Linte permite a criação de documentos diversos, com base em palavras e parágrafos que se adaptam, de forma automática, às respostas do usuário. Assim, documentos são gerados com muito mais agilidade e sem repetição, erros ou inconsistência de informação. 

Segurança de dados

Um sistema online oferece medidas robustas para garantir a segurança dos seus arquivos. Os backups diários fazem cópias atualizadas das informações, enquanto a criptografia protege os dados contra qualquer invasão de hackers. O software também pode estabelecer diferentes níveis de acesso aos usuários, conforme as atividades desenvolvidas.

Dessa maneira, é possível controlar quem visualizou determinado arquivo ou alterou alguma informação. Isso dá mais credibilidade para os dados e segurança para as operações.

Como a Linte pode ajudar? 

Um sistema para gestão de documentos é imprescindível para que sua empresa aumente a produtividade. E a Linte é a melhor opção para cuidar do seu trabalho jurídico. Podemos reduzir em até 70% o tempo de criação de documentos e contratos!

A plataforma permite que você gerencie documentos e contratos com base nas categorias, nos nomes ou no ano de criação do arquivos. Também filtra o conteúdo deles, como as cláusulas, o valor ou a data de assinatura. E mais: permite que você receba uma notificação sempre que a vigência de um deles estivesse perto do fim. 

Quer entender melhor como essa tecnologia oferece um novo jeito de trabalhar? Conheça a ferramenta!

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