Passo a passo para construir um processo organizado e entender minhas forças e fraquezas operacionais
July 27, 2023
O sucesso de uma empresa está diretamente ligado à sua capacidade de otimizar processos, aumentar a eficiência e reduzir custos. Nesse contexto, a gestão de contratos desempenha um papel fundamental, pois uma má administração contratual pode levar a perdas financeiras, problemas jurídicos e uma série de consequências negativas para o negócio.
Já falamos aqui no blog como medir o impacto da contratação de um software para sua empresa e como conseguir apoio de áreas internas e viabilizar a contratação de um CLM. Hoje vamos focar mais na construção de um processo organizado para garantir uma escolha acertada de um software de gestão de contratos e uma implementação bem-sucedida.
Em um cenário cada vez mais competitivo, compreender suas forças e fraquezas operacionais é essencial para o sucesso de qualquer negócio, especialmente no contexto de gestão de contratos. Neste blogpost, apresentaremos um guia passo a passo para construir um processo organizado que permita identificar e analisar suas forças e fraquezas operacionais.
Antes de iniciar qualquer processo de aquisição de software de gestão de contratos, é fundamental entender as necessidades específicas da empresa. Cada organização tem suas particularidades, fluxos de trabalho e requisitos exclusivos. Portanto, realizar um levantamento detalhado das necessidades e desafios é o primeiro passo para encontrar a ferramenta adequada.
A equipe responsável pela gestão de contratos deve participar ativamente dessa fase, pois são eles que melhor conhecem os processos e dificuldades enfrentadas diariamente. Além disso, é importante envolver os departamentos jurídico, financeiro e de compras para garantir uma visão abrangente das demandas que o software deve atender.
Antes de contratar um software de gestão de contratos, é crucial avaliar a infraestrutura tecnológica da empresa. Verificar a compatibilidade com sistemas já implementados é essencial para evitar problemas de integração no futuro. Além disso, é importante considerar a capacidade de processamento e armazenamento, pois a adoção de um novo software pode impactar os recursos de TI.
A análise da infraestrutura também inclui avaliar as habilidades e conhecimentos da equipe que irá operar o software. Se necessário, será preciso investir em treinamentos para garantir que todos estejam preparados para utilizar a ferramenta adequadamente.
Muito bem, agora que você já entendeu as necessidades da organização e examinou mais a fundo a estrutura à disposição, chegou a hora de dar início ao passo a passo para de fato conseguir construir um processo organizado a fim de contratar uma ferramenta de gestão de contratos, entendendo as forças e as fraquezas operacionais. Vamos lá?
O primeiro passo para construir um processo organizado é mapear todas as atividades relevantes dentro da empresa. Isso inclui desde a prospecção de clientes até o suporte pós-venda. Ao detalhar cada etapa, é possível ter uma visão clara dos fluxos de trabalho, identificar gargalos e pontos de melhoria.
Nessa fase, é essencial envolver todos os colaboradores e departamentos relevantes, garantindo uma visão holística das operações. Aqui você já poderá começar a vislumbrar o apoio de outras áreas à adoção de um software de gestão de contratos, conforme mencionamos em outro artigo aqui no blog.
Uma abordagem comum nesta etapa é utilizar diagramas de fluxo, como o BPMN (Business Process Model and Notation, em inglês), para visualizar os processos de forma clara e compreensível. Além disso, ferramentas de gestão de processos podem auxiliar na documentação e automação dos fluxos de trabalho.
Com os processos mapeados, o próximo passo é analisar o desempenho de cada etapa. Utilize métricas relevantes para medir a eficiência, a qualidade do trabalho e o tempo gasto em cada atividade. Essas métricas podem variar de acordo com os objetivos da empresa, mas algumas das mais frequentemente utilizadas incluem:
Com base nessas métricas, é possível identificar quais processos estão funcionando bem e quais precisam de ajustes, já imaginando em quais momentos uma ferramenta de gestão de demandas e contratos pode auxiliar.
É importante lembrar que a análise de desempenho deve ser contínua, permitindo uma melhoria constante das operações. Ou seja, mesmo após a implementação do software, é interessante revisitar essa etapa para garantir que os processos estão se desenvolvendo da maneira desejada e até mesmo conferir quais benefícios a ferramenta trouxe que podem ser percebidos a cada etapa dos processos.
Agora chegamos à fase que ressaltamos no início do texto e até mesmo no título. Com os dados de desempenho em mãos, é hora de identificar as forças e fraquezas operacionais da empresa. As forças são os aspectos em que a empresa se destaca, que geram valor aos clientes e a diferenciam dos concorrentes. Já as fraquezas são os pontos em que a empresa enfrenta dificuldades e pode estar perdendo oportunidades de negócio.
Para isso, você poderá utilizar algumas estratégias, tais como:
Vale a pena lembrar aqui que esse também é um processo contínuo: à medida que a empresa cresce e se adapta ao mercado em constante mudança, é fundamental revisitar periodicamente as análises e ajustar as estratégias para se manter competitiva e eficiente levando em contas as forças e fraquezas dos processos internos.
Com as forças e fraquezas identificadas, é hora de traçar um plano de ação para melhorar os processos e aproveitar as oportunidades de crescimento. Priorize as áreas de maior impacto e estabeleça metas claras e alcançáveis, sempre tendo em mente que em breve você terá um software de gestão de contratos para apoiar você e sua equipe.
Para as forças, explore maneiras de fortalecê-las ainda mais, tornando-as mais evidentes para os clientes e mercado. No caso das fraquezas, desenvolva estratégias para superá-las, seja por meio de treinamentos para a equipe, adoção de novas tecnologias ou aperfeiçoamento de processos.
Desta forma, será mais fácil e simples implementar a nova ferramenta e você terá mais clareza quanto aos pontos que precisam de mais atenção. Você também conseguirá medir com mais segurança os KPIs que indicarão se as melhorias estão acontecendo da maneira planejada.
Por fim, apenas um complemento do que já mencionamos na tópico anterior: implemente as ações de melhoria e monitore constantemente os resultados obtidos. Utilize as métricas definidas na etapa 2 para acompanhar o progresso e fazer ajustes conforme necessário. O monitoramento contínuo é essencial para garantir que as melhorias sejam efetivas e para identificar novas oportunidades de aprimoramento.
Passando por essas 5 fases, você estará apto para construir um processo interno organizado a fim de implementar uma ferramenta de gestão de contratos, como o Linte. E agora, que tal começar esse processo na sua empresa? É só clicar neste link e entrar em contato com a gente! Você saberá mais sobre o Linte e juntos encontraremos a solução ideal para o seu time.
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