5 métodos e ferramentas para te ajudar na gestão do tempo e produtividade

Sabemos quão importante a gestão do seu tempo é para você e sua equipe. E as pesquisas científicas confirmam isso: segundo um estudo publicado pela escola de negócios John Molson, da Universidade Concórdia, e pela Universidade Laval, no Canadá, indica que o bom gerenciamento do tempo leva a uma melhor performance pessoal.

Além disso, os pesquisadores também descobriram que a prática desempenha um papel essencial na manutenção ou aumento do bem-estar e da satisfação pessoal.

O levantamento analisou dados de 158 outras pesquisas sobre gestão do tempo realizadas nas últimas décadas no mundo todo e mais de 53 mil entrevistas com profissionais de diversas áreas.

Com isso em mente, não nos resta dúvidas de que estruturar bem as tarefas que você e seu time têm para entregar dentro de um prazo estipulado e colocá-las em prática de maneira organizada só trazem benefícios em um nível tanto profissional quanto até mesmo pessoal.

Mas como fazer isso?

Como aumentar a produtividade

Existem diversas metodologias e dicas que podem ser aplicadas para uma melhor gestão do seu tempo. Neste texto, selecionamos 5 delas que podem te auxiliar no dia a dia.

Confira:

Pomodoro

A técnica Pomodoro (“tomate” em tradução direta do italiano para o português) não é nova - foi desenvolvida nos anos 1980 por Francesco Cirillo - mas ganhou destaque nos últimos anos com cada vez mais atenção voltada a ferramentas para otimizar o tempo.

A ideia é realizar um ciclo produtivo constituído por:

• 25 minutos de foco intenso nas atividades, sem distrações;
• 5 minutos de pausa para ir ao banheiro ou simplesmente descansar;
• repete-se o ciclo acima até completar 1h30 ou 2h, neste caso, o tempo de descanso é maior: de 15 a 30 minutos.  

Você pode repetir o ciclo acima o quanto quiser ou o quanto funcionar para você. Ressaltamos que este é o método clássico, nada impede que você ajuste alguns minutos aqui e ali. O que mais importa é adaptar a técnica para que a sua rotina seja mais produtiva!

Kanban

Às vezes os métodos mais eficientes podem também ser os mais simples. Este é o caso do Kanban: um método de fácil compreensão para organizar as tarefas a serem realizadas. Para colocar esse sistema em prática, é possível utilizar softwares específicos ou simplesmente categorizar as demandas em 3 grupos: 

• para fazer (to do);
• em andamento (doing);
• concluídas (done).

Com essa divisão, você e seu time conseguem ter uma visão clara do volume de atividades previstas, como está o andamento delas e se é necessário fazer alguma mudança para completá-las em tempo.

Getting Things Done

Conhecida como Getting Things Done (algo como “fazendo as coisas”, em tradução livre), ou na sigla GTD, a metodologia pode ser mais proveitosa para grandes projetos ou tarefas um pouco mais complexas. Possui 5 etapas a serem cumpridas para tornar mais fácil a priorização de atividades. Conheça:

• Coleta - a lista de tarefas a serem feitas.
• Processamento - análise e avaliação das atividades conforme as demandas.
• Organização - organização das tarefas e definição dos prazos de acordo com o que é prioridade.
• Execução - cumprimento das atividades.
• Revisão - revisão da estratégia adotada para o aperfeiçoamento do processo, quando necessário.

Assim como a metodologia Pomodoro, este é um ciclo que pode ser completado quantas vezes forem necessárias de acordo com as atividades e os projetos propostos.

Todoist

Dentre as diversas ferramentas de gestão de tempo e aumento de produtividade, destacamos o Todoist por conta de sua interface intuitiva e fácil de usar. 

O aplicativo, disponível tanto para celulares com sistema operacional Android quanto para iPhones, permite que você estruture listas com suas atividades pendentes em texto, imagem, áudio ou como achar melhor.

Para quem gosta de organizar os afazeres da vida privada também, o Todoist possibilita a criação de diferentes projetos, como por exemplo para atendimento de uma série de clientes, dentro de temas ainda maiores, como “pessoal” e “profissional”. 

O Todoist ainda pode ser integrado a outras ferramentas como Google Drive, Dropbox e Amazon Alexa. Ah e o app é gratuito.

Google Keep

Se você é fã dos clássicos post-its, este app do Google é para você! Disponível para Android, iPhone e na versão web, o Google Keep é uma boa maneira de organizar tarefas a realizar, principalmente aquelas que vão surgindo durante o dia e que, se você não anotar em algum lugar, vai acabar se esquecendo de fazer.

No entanto, como se trata de um aplicativo, você pode fazer muito mais do que simplesmente anotar frases. Por exemplo:

• Grave um áudio e o app escreve o que você falou.
• Transforme imagens em notas selecionando a opção "capturar texto da imagem".
• Compartilhe notas direto no e-mail ou redes sociais.
• Organize suas notas por meio de diferentes cores.

Experimente e descubra quais configurações são mais úteis para você!

Bônus: Linte

Se você e sua equipe precisam lidar com diversos documentos e contratos, o Linte é a plataforma ideal para trazer mais organização para o seu dia a dia e, consequentemente, para aumentar a produtividade do seu time.

Cansado de revirar trocas de e-mails e planilhas no Excel para encontrar informações? No Linte, todos os seus documentos ficam armazenados em um só lugar, com total segurança e proteção dos dados. 

A plataforma também é ideal para o recebimento de demandas geradas por clientes internos, centralizando o canal de comunicação entre as áreas da empresa e dispensando a necessidade de outras formas de contato, como e-mail, mensagens de WhatsApp, comunicadores internos etc.

Para saber mais sobre como o Linte pode ajudar na produtividade do seu time, clique aqui!

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