Como um CLM te ajuda a acompanhar de perto os contratos da sua área
October 16, 2023
Uma gestão de contratos eficiente é um dos pilares fundamentais para o sucesso de qualquer empresa. Independentemente do setor de atuação ou porte do negócio, a gestão adequada dos contratos é essencial para garantir o cumprimento de acordos, minimizar riscos legais e financeiros, além de otimizar os processos internos.
Neste blogpost, exploraremos o conceito de gestão de contratos e te daremos dicas de como e por que implementar essa prática valiosa na sua empresa.
A gestão de contratos abrange um conjunto de atividades e processos relacionados à criação, execução, monitoramento e arquivamento de contratos. Essa prática envolve uma abordagem estruturada e sistemática para garantir que todos os termos e condições acordados sejam cumpridos ao longo do ciclo de vida de um contrato. É importante destacar logo no início que a gestão de contratos não é uma tarefa exclusiva do time jurídico, muito pelo contrário.
Atualmente diversas empresas têm criado áreas específicas para gerir contratos, muitas vezes subordinadas à equipe de compras. Mesmo em estruturas mais tradicionais, a gestão de contratos sempre envolve mais de um time, principalmente no caso da relação com fornecedores. Por isso, ressaltamos a necessidade da colaboração e do trabalho entre setores para alcançarem o sucesso.
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Além de garantir o cumprimento das obrigações contratuais, a gestão de contratos também envolve a identificação e mitigação de riscos associados a cada contrato. Isso inclui questões como a revisão minuciosa dos termos, a identificação de cláusulas ambíguas ou desfavoráveis, a gestão de prazos e renovações, entre outros aspectos relevantes.
Mas vamos começar do começo. Antes de analisarmos mais a fundo as consequências e a importância de se implementar a gestão de contratos na sua área, precisamos dar um passo atrás. Muitas empresas acabam se adiantando nesse processo e adquirem softwares de gestão de contratos, como o Linte, antes de estarem realmente preparadas internamente para recebê-lo.
Por isso, é essencial cumprir cada um desses campos para entender melhor e aí sim conseguir realizar uma gestão de contratos que vai trazer mais eficiência e produtividade para o seu time.
O primeiro passo é realizar um inventário de todos os contratos existentes na empresa. Isso inclui identificar os tipos de contratos (com fornecedores, clientes, colaboradores, entre outros), as datas de início e término, as obrigações e os riscos associados a cada um. Dessa forma, nenhum documento ficará de fora da organização, o que pode ser um grande problema mais para a frente.
É fundamental criar um repositório centralizado para armazenar todos os contratos. Utilizar um sistema de gestão de contratos ou um software específico como o Linte pode facilitar a organização e o acesso às informações contratuais de forma rápida e eficiente. É o passo seguinte natural após identificar quais são e onde estão os contratos sob responsabilidade da sua equipe, mas não deixa de ser um passo importantíssimo para garantir que tudo está sob controle e ninguém terá surpresas desagradáveis, como perda de prazos ou multas contratuais.
O próximo passo é elaborar modelos padronizados de contratos que possam ser utilizados tanto pelo seu time como também por outras áreas da empresa. Isso proporcionará consistência, agilidade e redução de erros na criação de novos contratos. Na sequência, uma ação que facilitará muito o seu dia a dia será definir um fluxo de aprovação claro para a assinatura de novos contratos. Isso agilizará o processo como um todo e ainda evitará a assinatura de contratos desfavoráveis ou que não estejam de acordo com as políticas da empresa.
Mantenha um controle rigoroso das datas de vencimento e renovação dos contratos. Assim, você e seu time poderão se antecipar a renegociações e evitar a renovação automática de contratos indesejados. Também será possível se preparar melhor para propor um acordo mais favorável à sua empresa. Com um software de gestão de contratos como o Linte, você recebe alertas e notificações relativas a datas importantes ou quaisquer outros marcos relevantes para o seu negócio.
Para completar o ciclo, nosso quinto passo sugerido é o acompanhamento de como estão os contratos sob sua responsabilidade. Avalie regularmente o desempenho de cada contrato em relação aos objetivos estabelecidos. Isso ajudará a identificar problemas, oportunidades de melhoria e a tomar decisões embasadas em dados concretos em situações semelhantes.
Após seguir os passos que indicamos acima, parabéns, você provavelmente está pronto(a) para iniciar a gestão de contratos na sua empresa. Desta forma, você estará criando uma base sólida para garantir transparência, eficiência e conformidade em todas as suas relações contratuais.
Antes de prosseguirmos, lembre-se de que a gestão de contratos não é um processo estático, mas sim uma disciplina contínua. À medida que novos contratos são assinados e outros expiram, é importante manter um monitoramento constante e revisar regularmente os processos para garantir que estejam alinhados com as necessidades e metas da sua empresa.
Investir na gestão de contratos não apenas reduzirá riscos e custos, mas também fortalecerá a reputação da sua empresa e aumentará a confiança dos clientes e parceiros comerciais. Portanto, não subestime a importância dessa prática e comece a implementá-la hoje mesmo para alcançar um gerenciamento mais eficiente e bem-sucedido dos seus contratos.
Agora, vamos explorar a importância de fazer gestão de contratos para o seu time, destacando os benefícios e fornecendo orientações sobre como implementar essa prática de forma eficaz. Vamos lá? Continue lendo para descobrir:
Uma das principais razões para fazer gestão de contratos é a mitigação de riscos. Ao gerenciar adequadamente os contratos, você garante que todos os termos e condições estejam claros, protegendo a empresa de potenciais litígios, penalidades financeiras ou disputas contratuais. A gestão eficiente dos contratos também permite identificar cláusulas ambíguas, lacunas ou contratos desfavoráveis, evitando problemas futuros e garantindo a conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis.
A gestão de contratos oferece uma oportunidade de otimizar os processos internos do seu time. Ao implementar um sistema estruturado para a criação, revisão, aprovação e execução de contratos, você reduz a burocracia, elimina tarefas manuais e automatiza fluxos de trabalho. Isso resulta em maior eficiência operacional, redução de erros e economia de tempo para todos os envolvidos no processo.
A gestão de contratos bem executada permite um melhor controle dos custos associados aos contratos. Ao monitorar prazos, cláusulas de pagamento, renovações e outras obrigações contratuais, você evita atrasos ou pagamentos desnecessários. Além disso, a gestão de contratos ajuda a identificar oportunidades de negociação ou renegociação com fornecedores, potencializando a obtenção de condições mais vantajosas e redução de custos a longo prazo.
A gestão de contratos promove uma melhor colaboração e comunicação entre os membros da sua equipe e com as demais áreas da empresa que se envolvem no trabalho com contratos. Ao centralizar as informações contratuais e facilitar o acesso e compartilhamento de documentos, é possível manter todos os envolvidos alinhados, evitando retrabalhos, falhas de comunicação e garantindo a transparência nas negociações e tomada de decisões.
Com uma gestão eficiente de contratos, você tem acesso a dados e informações importantes para análise e tomada de decisões embasadas. Ao acompanhar de perto o desempenho dos contratos, identificar tendências, medir o cumprimento de metas e avaliar o retorno sobre o investimento, você e seu time podem fazer ajustes estratégicos, identificar oportunidades de melhoria e embasar decisões futuras.
Até agora, já vimos o que é a gestão de contratos, como organizar sua equipe para implementá-la e os principais benefícios que você terá no seu cotidiano uma vez que essa nova prática esteja rodando. Antes de finalizarmos, gostaríamos de trazer uma discussão que nem sempre aparece, mas que julgamos ser fundamental ao analisarmos essa questão: o que não é gestão de contratos.
Como vimos, gestão de contratos é uma prática fundamental para garantir o cumprimento de acordos, mitigar riscos e otimizar processos nas áreas jurídica, de compras e afins. No entanto, é importante esclarecer o que não é gestão de contratos, a fim de evitar equívocos e implementar práticas adequadas para o sucesso da sua empresa. Nos tópicos abaixo, abordaremos alguns equívocos comuns, confira:
Este é um dos pontos principais que sentimos a necessidade de reforçar. Apesar do papel relevante que o time jurídico desempenha na gestão de contratos, esta não deve ser encarada como responsabilidade exclusiva dessa equipe. A gestão de contratos é uma tarefa capaz de trazer uma grande economia à organização em termos de melhor negociação com fornecedores, o que pode envolver diversas áreas, principalmente compras. É necessário um envolvimento colaborativo e transversal para garantir que todos estejam alinhados e trabalhem em conjunto para o sucesso da empresa.
Embora a organização e o armazenamento de contratos sejam partes importantes da gestão de contratos, não se resume apenas a isso. A gestão de contratos envolve uma abordagem abrangente que inclui a criação, a execução, o monitoramento e o arquivamento de contratos. Além de armazenar, é preciso acompanhar prazos, garantir o cumprimento das obrigações contratuais e gerenciar riscos.
Sim, a revisão minuciosa dos termos e condições é uma parte crítica da gestão de contratos, porém este não é o único aspecto. A gestão de contratos envolve também a negociação ativa, a identificação de cláusulas ambíguas ou desfavoráveis, a análise de riscos e a busca de soluções equilibradas. Trata-se de um processo contínuo que exige uma compreensão abrangente dos objetivos e necessidades da empresa.
A gestão de contratos não pode ser encarada como um processo estático e inflexível. Os contratos estão sujeitos a mudanças, evolução das necessidades da empresa e alterações do cenário empresarial. Portanto, é fundamental ter uma abordagem flexível e adaptável, revisando e ajustando os contratos de acordo com as mudanças e demandas do negócio. Lembrando que o monitoramento constante dos contratos em vigor também é fundamental.
A gestão de contratos não se limita a ser um simples arquivo de documentos, embora a centralização de contratos em um repositório seja importante. É necessário extrair informações relevantes, gerar relatórios, acompanhar métricas de desempenho e utilizar esses dados para tomar decisões embasadas e estratégicas. O objetivo é obter insights que contribuam para a melhoria contínua dos processos e resultados.
E assim chegamos ao fim do nosso guia sobre gestão de contratos! Você viu aqui com a gente o que é (e o que não é) gestão de contratos, o que fazer para implementá-lo e quais as suas vantagens. Sente-se preparado(a) para implementar um software de gestão de contratos na sua empresa?
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