Agora no Linte: migração automática de campos da demanda para o contrato
November 24, 2023
Se o seu dia a dia de trabalho envolve a gestão de contratos, seja no time jurídico, de compras, Compliance, RH ou diversos outros, você provavelmente já se deparou com inúmeros desafios. A tarefa de acompanhar, monitorar e manter o controle de um grande volume de contratos pode ser extremamente complexa e desafiadora. No entanto, com a tecnologia certa ao seu lado, esses problemas podem ser facilmente resolvidos.
Neste blogpost, vamos explorar 5 problemas comuns enfrentados por gestores de contratos e como um CLM (Contract Lifecycle Management), como o Linte, pode ser a solução para essas questões.
Porém, nós vamos ainda mais a fundo, deixando um pouco de lado algumas situações um pouco mais evidentes em que uma ferramenta pode auxiliar na gestão de contratos, como melhorar a organização do time ou aumentar a produtividade, e vamos nos focar em contextos às vezes não tão evidentes, em que um software também pode ser de grande valia. Confira a lista com a gente:
Principalmente em grandes empresas, com centenas ou até milhares de funcionários, é comum que diferentes departamentos e equipes gerenciem diversos contratos. O desafio aqui é manter o controle sobre todas essas tarefas e garantir que cada contrato seja gerenciado corretamente, evitando perdas, vencimentos ou prorrogações indesejadas.
Com um CLM, você pode centralizar todos os contratos em um único sistema, permitindo que você, sua equipe e seus colegas de outras áreas também tenham uma visão completa de todos os contratos ativos e pendentes. Além disso, um bom sistema CLM pode enviar notificações automáticas para alertá-lo sobre prazos de vencimento, renovações ou tarefas importantes, garantindo que nada seja negligenciado. Com essa centralização, o status de cada contrato pode ser facilmente monitorado, e você pode atribuir tarefas específicas a membros da equipe, garantindo que todos saibam o que precisa ser feito e quando.
Imagine que sua empresa tem uma parceria com um fornecedor de serviços de TI, cujo contrato precisa ser renovado a cada ano. Com um CLM, você pode acompanhar o contrato desde o início até a renovação, definindo etapas específicas para cada membro da equipe. Se a renovação exigir uma revisão jurídica, o responsável pela área jurídica receberá uma notificação antes do vencimento, evitando atrasos e assegurando que a parceria continue sem interrupções.
Em grandes empresas, é comum utilizar uma variedade de sistemas para diferentes processos empresariais, como CRM, ERP, RH, entre outros. O problema surge quando esses sistemas não estão integrados, dificultando a troca de informações importantes entre eles, em especial em projetos que necessitam do envolvimento de diversas áreas, o que frequentemente é o caso da gestão de contratos.
Um CLM eficiente deve ter a capacidade de se integrar com outros sistemas usados na empresa, assim como o Linte. Com essa integração, as informações sobre contratos podem ser sincronizadas com outros sistemas, eliminando a necessidade de inserir os mesmos dados em vários lugares, reduzindo o risco de erros e duplicações e diminuindo o trabalho manual e burocrático. Isso aumenta a eficiência operacional e permite que os dados relevantes sobre contratos estejam disponíveis em tempo real em todas as áreas da empresa.
Suponha que sua empresa utiliza um sistema de RH para gerenciar os dados dos funcionários e um sistema de contabilidade para processar pagamentos. Com um CLM integrado, sempre que um novo contrato é criado, as informações sobre o fornecedor e os pagamentos associados a esse contrato serão automaticamente atualizadas no sistema de contabilidade e no registro do fornecedor no sistema de RH. Isso evita erros de digitação, economiza tempo e reduz a chance de desentendimentos com fornecedores.
Uma das principais causas de lentidão nos processos de aprovação de contratos é o fluxo manual de trabalho. Quando um contrato precisa passar por várias etapas de aprovação, como revisão jurídica, análise financeira e aprovação da alta administração, o processo pode ser demorado e suscetível a gargalos.
Com um software de gestão de contratos, você pode automatizar os fluxos de trabalho de aprovação, definindo regras e permissões específicas para cada etapa. Isso permite que os contratos sejam direcionados automaticamente para as pessoas certas, reduzindo o tempo de espera e agilizando todo o processo de aprovação. Além disso, é possível configurar alertas para notificar os envolvidos quando uma ação de aprovação é necessária, garantindo que nenhum contrato fique parado por falta de atenção.
Pense que a empresa onde você trabalha queira contratar um novo fornecedor para um projeto importante. O contrato precisa passar pela revisão do departamento jurídico e pela aprovação da diretoria financeira antes de ser assinado. Com um CLM, assim que o departamento jurídico concluir sua revisão, o contrato é automaticamente encaminhado para o departamento financeiro, sem a necessidade de intervenção manual. Esse processo automatizado pode acelerar significativamente o tempo necessário para a assinatura e contratação do fornecedor.
É o caso de algo que deveria ajudar e muitas vezes atrapalha. É comum em algumas empresas a renovação automática de contratos se tornar um problema, situação em que um contrato é renovado automaticamente se não for cancelado dentro de um determinado prazo. Isso porque esse tipo de renovação pode levar a custos desnecessários no caso de contratos indesejados que não atendem mais aos objetivos da empresa.
Nesse mesmo tópico, pode ocorrer o contrário: a organização deseja estender a parceria com um fornecedor, porém a renovação não é automática e o time responsável acaba perdendo o prazo para renovar o contrato.
Em ambas as situação, um CLM pode ajudar: tanto para evitar renovações indesejadas quanto para evitar a perda de prazos importantes. Com a funcionalidade de alertas, você pode definir lembretes para acompanhar contratos que estão próximos da data de renovação, permitindo que você tome decisões informadas sobre a continuidade ou o cancelamento do contrato antes que seja tarde demais.
Se um contrato for automaticamente renovado sem a devida revisão, sua equipe pode acabar presa em um contrato de longo prazo com um software que não é mais adequado às necessidades da empresa. Com um software de gestão de contratos, você pode configurar alertas para lembrá-lo com antecedência sobre a data de renovação e, assim, ter tempo suficiente para avaliar se o produto ou serviço ainda é relevante para a empresa e se a renovação é justificada.
Com um grande volume de contratos sendo gerenciados, é essencial ter um local seguro e organizado para armazená-los. Depender de pastas físicas é uma alternativa fora de questão hoje em dia. Mas até mesmo um arquivamento em ambiente digital pode levar a extravios, dificuldades de busca e até mesmo à perda de documentos importantes.
Um CLM fornece um repositório centralizado e seguro para armazenar todos os contratos da empresa (a Linte foi recentemente certificada no padrão SOC2 Tipo 2 em auditoria de segurança da informação). Os documentos são indexados e podem ser facilmente pesquisados utilizando informações como nome do fornecedor, data de início ou tipo de contrato ou até mesmo palavras-chave e expressões contidas dentro do documento. Isso torna o processo de localização de contratos rápido e eficiente, economizando tempo e esforço.
Imagine que você precisa consultar um contrato de locação de escritório assinado há alguns anos. Sem um CLM, você teria que pesquisar em várias pastas físicas ou em servidores desorganizados para encontrar o documento. Com uma ferramenta como o Linte, basta inserir o nome do fornecedor ou o período do contrato ou qualquer outra informação que você lembrar e o sistema mostra o contrato que você está buscando em questão de segundos.
Para profissionais em cargos de coordenação ou gerência em empresas com mais de mil funcionários, a gestão de contratos pode ser um desafio complexo. No entanto, com um CLM adequado, muitos desses problemas podem ser facilmente resolvidos. A centralização de contratos, a integração com outros sistemas, a automação de fluxos de trabalho, os alertas para prazos importantes e o repositório seguro para armazenamento são apenas algumas das vantagens que um CLM oferece para melhorar a eficiência e o controle sobre os contratos.
Ao investir em uma solução CLM, você e sua equipe terão mais tempo para se concentrar em atividades estratégicas e de valor agregado, além de evitar erros e retrabalhos que possam surgir com processos manuais. Com todas essas vantagens, um CLM pode se tornar um aliado poderoso para garantir uma gestão de contratos eficiente e bem-sucedida em sua empresa.
Gostou de saber mais sobre esses problemas menos óbvios que um software de gestão de contratos pode resolver? E agora, que tal descobrir como o Linte pode auxiliar nas situações que você vive na sua empresa? Clique neste link para entrar em contato com a gente e juntos encontraremos a solução ideal para o seu time.
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