Agora no Linte: migração automática de campos da demanda para o contrato
November 24, 2023
Você já teve a sensação de que os contratos sob responsabilidade da sua área estão sendo um desafio para as suas atividades corriqueiras e a sua saúde mental? Sem falar nas demandas para a sua equipe, que chegam sem nenhuma organização por e-mail, Slack, WhatsApp, conversa de corredor, bate-papo rápido no elevador…
Se você é um profissional que trabalha em uma grande empresa, sabe como é desafiador gerenciar contratos e lidar com as inúmeras demandas que não param de aparecer. Mas não precisa entrar em pânico. A solução para organizar os contratos da sua área pode estar a apenas alguns cliques de distância, contratando uma solução chamada de CLM (Contract Lifecycle Management), como o Linte.
Hoje, vamos te guiar através de um passo a passo descomplicado para organizar os contratos e as demandas da sua área usando um CLM. Afinal, quem disse que gerenciar contratos precisa ser uma tarefa maçante e complexa?
Antes de resolver qualquer problema, você precisa saber qual é o tamanho dele, certo? Comece identificando todos os contratos e documentos relacionados à sua área. Eles podem estar em pastas físicas em algum canto da sua sala (caso você trabalhe presencialmente), perdidos em e-mails ou armazenados em vários sistemas diferentes. O mesmo vale para as demandas que são solicitadas para a sua equipe. Ter tudo isso mapeado é o primeiro passo.
Antes que de fato você possa contratar um software de gestão de contratos e demandas, você precisa se certificar de que sua área e as demais que utilizarão a plataforma estão preparadas para recebê-lo. Falamos melhor sobre o tema neste blogpost aqui, mas em linhas gerais o ideal é construir um processo organizado e entender minhas forças e fraquezas operacionais e conseguir apoio de áreas internas e viabilizar a contratação. Você também pode se aprofundar mais sobre o tópico clicando aqui!
Agora que você sabe o que precisa organizar, quem deve se envolver e quais fluxos podem ser otimizados, é hora de escolher a ferramenta certa para o trabalho. Existem muitos CLMs no mercado, então faça sua pesquisa e encontre aquele que atende às necessidades da sua empresa. Certifique-se de que seja amigável, intuitivo e fácil de usar. Já publicamos por aqui um texto mais aprofundado sobre os benefícios da contratação de uma ferramenta de demandas e contratos (leia aqui!) e, se desejar, você pode baixar aqui um ebook bem completinho sobre o Linte CLM.
Chegou a hora de deixar para trás as pilhas de papel e os arquivos desorganizados. Se ainda não o fez, digitalize todos os contratos e faça o upload deles para o seu CLM. Mesmo que os documentos já estejam todos digitalizados, é preciso fazer o que chamamos de migração de legado para ter todos os contratos em um único local acessível a qualquer momento. (Temos um texto sobre este assunto também, leia aqui!)
Com os documentos todos na plataforma, é o momento de categorizá-los e classificá-los de acordo com a sua necessidade. Aproveite as funcionalidades do Linte, como a pesquisa avançada, que te permite encontrar rapidamente termos e palavras-chaves presentes não apenas no título dos documentos como também em seu conteúdo, por exemplo.
Agora que você tem tudo organizado, aproveite as funcionalidades do seu CLM para automatizar tarefas. Um software como o Linte pode te lembrar de datas importantes, te notificar sobre renovações e ajudar a manter tudo em ordem. Adeus, lembretes de calendário e e-mails perdidos!
Além disso, a abertura de novas demandas por parte de outras áreas para o seu time estará centralizada, tornando-se muito mais fácil de ser controlada. Outra grande evolução será na elaboração de novos contratos. Devido ao banco de cláusulas que pode ser feito, você terá à disposição modelos já prontos e pré-aprovados de documentos para criar, sem precisar elaborar um novo contrato do zero toda vez.
Os contratos geralmente envolvem várias partes e áreas dentro e até mesmo fora da empresa, caso de quando há a participação de escritórios de advocacia parceiros. Um CLM como o Linte permite a colaboração fácil e o compartilhamento seguro de documentos, tudo por dentro da ferramenta. Cada nova versão é salva e atualizada automaticamente, com o registro de histórico para melhor conferência. Adeus, confusões por e-mail e versões desatualizadas!
Com tudo organizado e automatizado, agora você pode acompanhar o desempenho das demandas e dos contratos. O que antes precisava ser feito em planilhas de Excel (ou sequer era possível observar) agora é gerado automaticamente pela plataforma. Saiba quanto tempo sua equipe está demorando para resolver cada tipo de solicitação. Obtenha insights valiosos e gere relatórios por meio dos dashboards customizáveis para mostrar o impacto positivo que sua gestão de contratos está tendo na empresa.
Agora que você seguiu todos os passos e organizou os contratos da sua área com um CLM como o Linte, verá quanto tempo “extra” você terá. Afinal, não precisará mais ficar “caçando” as solicitações de clientes internos pelos mais diversos canais nem perder horas procurando uma cláusula específica em um determinado contrato. Não importa quão complicada posso estar a sua situação agora, te garantimos que um software de gestão de contratos e demandas pode te auxiliar (e muito) a otimizar tarefas e trazer mais produtividade ao seu time!
E agora, que tal colocar tudo isso em prática? Entre em contato conosco para saber mais sobre como podemos ajudar a aprimorar a gestão de contratos na sua organização e otimizar a eficiência operacional.
Clique neste link e juntos encontraremos a solução ideal para a sua realidade. Você também pode baixar o ebook que publicamos com o Guia Completo Linte, para conhecer mais a fundo o nosso software de gestão de demandas e contratos. Clique aqui e aproveite!
