Passo a passo para construir um processo organizado e entender minhas forças e fraquezas operacionais
July 27, 2023
No mundo dos negócios, a gestão eficiente de contratos é fundamental para garantir o sucesso de uma empresa. Um contrato bem elaborado estabelece as bases para uma parceria sólida e transparente entre as partes envolvidas. No entanto, é igualmente importante lembrar que a relação entre as empresas vai além da simples formalização de um documento. É preciso aliar contrato e relacionamento, integrando essas duas vertentes em sua estratégia corporativa.
Neste sentido, as empresas de software de gestão de contratos desempenham um papel crucial. Elas oferecem soluções tecnológicas que permitem automatizar processos, otimizar a gestão documental e garantir o cumprimento dos prazos estabelecidos em contrato. No entanto, apenas a tecnologia não é suficiente para uma gestão eficaz de contratos. É necessário investir também no relacionamento com os clientes e fornecedores.
É o clássico dilema do ovo e da galinha aplicado ao cenário corporativo. Enquanto alguns veem o contrato como relevante apenas quando as coisas dão errado e existe a ameaça de uma disputa, outros acreditam que ele funciona como alicerce para o relacionamento e que, sem ele, o valor se perde e as divergências acontecem. Discutir qual é a mais relevante parece infrutífero, dado que ambas as vertentes possuem seus pontos fortes e podem ser trabalhadas simultaneamente.
É o que defende Tim Cummins, presidente da World Commerce & Contracting ou WorldCC (anteriormente conhecida como IACCM), uma associação global sem fins lucrativos voltada a organizações e profissionais dos setores público e privado com o objetivo de promover e incentivar padrões de classe mundial em gerenciamento de contratos e relacionamento. "O contrato tem sua importância levando em conta que relacionamentos são mais instáveis e podem se alterar a qualquer momento", diz.
Por outro lado, pondera, as personalidades das pessoas envolvidas no negócio podem alterar os próprios contratos. Sócio da Future Purchasing, uma organização que promete construir a excelência em compras estratégicas por meio de consultoria, transformação e treinamento, Paras Sood vai até um pouco mais longe ao lembrar que toda e qualquer negociação pode sofrer contratempos pelo motivo de envolver nós, humanos, e nossas emoções, habilidades e fraquezas.
"As pessoas são o maior risco de qualquer negócio."
Paras Sood, Future Purchasing.
Com base nas declarações que surgiram do bate-papo envolvendo Cummins e Sood durante este webinar, organizamos em tópicos algumas das principais razões apontadas para que a estratégia da sua empresa combine elementos dessas duas perspectivas diferentes. Confira:
Um relacionamento sólido se baseia em confiança mútua. Ao aliar contrato e relacionamento, você mostra transparência e comprometimento com as cláusulas acordadas. Isso fortalece a confiança entre as partes envolvidas, aumentando as chances de uma parceria duradoura e proveitosa.
Contratos são documentos formais, mas o relacionamento entre empresas exige uma comunicação mais aberta e dinâmica. Manter um canal de comunicação eficiente e constante possibilita o esclarecimento de dúvidas, o alinhamento de expectativas e a resolução ágil de eventuais problemas. Dessa forma, é possível evitar mal-entendidos e minimizar conflitos.
O mercado está em constante mudança, e os contratos precisam acompanhar essa realidade. Aliar contrato e relacionamento permite uma maior flexibilidade para negociar aditivos contratuais, ajustar prazos e revisar cláusulas conforme as necessidades das partes envolvidas. Isso contribui para a adaptação rápida às mudanças e para a busca de soluções conjuntas.
Ao investir em um relacionamento próximo com seus clientes, você cria um sentimento de fidelidade. Isso faz com que eles se sintam valorizados e mais propensos a renovar contratos e a indicar sua empresa para outras organizações. Um cliente satisfeito é um promotor natural do seu negócio.
O relacionamento com fornecedores pode abrir portas para novas oportunidades de negócio. Ao construir parcerias sólidas, você pode se beneficiar de melhores condições comerciais, descontos exclusivos e acesso a produtos e serviços diferenciados. Além disso, fornecedores confiáveis são essenciais para garantir o cumprimento dos termos contratuais.
Para fechar, não poderíamos deixar de lado este assunto que também apareceu com destaque no webinar. Os contratos relacionais têm normalmente longa duração e suas cláusulas são de regulamentação do processo de negociação contínua.
Paras Sood reforça que nem toda relação pode ser pautada por um contrato relacional, mas acredita que esta pode ser a solução para muitas situações em que as partes possuem uma boa relação e pretendem firmar uma parceria duradoura. “De qualquer forma, é necessário criar contratos que se adaptem à situação - e isso precisa ser mais trabalhado nas organizações do que atualmente acontece”, opina.
“Precisamos pensar nos contratos de maneira mais holística. Os profissionais se preocupam muito mais com os riscos - mesmo que mínimos - de perder 2 milhões de dólares e sequer se atentam às oportunidades de economizar 5 milhões achando que ninguém vai perceber”.
Tim Cummins, presidente da WorldCC
Em resumo, a gestão de contratos é um elemento essencial para o sucesso de qualquer empresa. No entanto, é igualmente importante investir no relacionamento com os clientes e fornecedores. A aliança entre contrato e relacionamento fortalece a confiança, promove a transparência, facilita a comunicação e abre portas para novas oportunidades de negócio.
Utilizar soluções tecnológicas especializadas e adotar práticas de relacionamento eficazes são estratégias que contribuem para uma gestão de contratos mais eficiente e para o crescimento sustentável da sua empresa. Se você deseja saber mais sobre o nosso software de gestão de contratos e demandas e como ele pode agilizar e melhorar o dia a dia do seu time, entre em contato preenchendo nosso cadastro (clique aqui!).
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