Passo a passo para construir um processo organizado e entender minhas forças e fraquezas operacionais
July 27, 2023
A tecnologia desempenha um papel crucial na otimização dos processos empresariais e a contratação de um software de gestão de contratos pode ter um efeito significativo na eficiência e no desempenho da sua empresa. No entanto, antes de investir em uma solução de software como o Linte, é fundamental entender como medir a influência que ela terá no seu negócio.
Um estudo de impacto econômico realizado pela Forrester Consulting descobriu que usuários de softwares de gestão de contrato, como o Linte, apresentam em média um retorno sobre investimento (ROI) de 356%, ou seja, para cada 1 real investido na plataforma, 3,56 reais são economizados ou de alguma forma retornam à empresa graças à ferramenta. As principais economias vêm devido à redução de tempo e custo na elaboração do contrato, menos riscos de falha humana e menos dependência de serviços jurídicos/consultoria externos.
Neste blogpost, discutiremos as principais métricas e abordagens para avaliar o retorno sobre o investimento em um software de gestão de contratos e como medir seu impacto de maneira eficaz.
Antes de medir os resultados de um software de gestão de contratos, é essencial ter clareza sobre os objetivos que você espera alcançar ao implementar essa solução. Cada empresa pode ter metas específicas, como reduzir o tempo gasto na criação e na revisão de contratos, aumentar a conformidade regulatória, melhorar a visibilidade dos contratos ou reduzir riscos legais. Ao estabelecer seus objetivos, você terá uma base sólida para avaliar o impacto real da contratação de um software.
Neste ponto, vale a pena lembrar de um tema que já comentamos aqui em nosso blog que é o apoio de outras áreas durante o processo de negociação e implementação de uma ferramenta de gestão de contratos, principalmente Compras, Financeiro e semelhantes. Envolver esses times no momento de definir as metas esperadas pode ser a diferença entre um projeto bem sucedido e uma boa ideia que não saiu do papel.
Porém, você pode estar se perguntando: como eu faço para estabelecer esses objetivos? Na sequência, vamos te indicar o caminho mais apropriado:
Uma boa maneira de medir o impacto de um software de gestão de contratos é através de métricas quantitativas. Desta forma, é possível obter uma visão mais abrangente do desempenho do software, como a(s) área(a) está/estão utilizando a nova tecnologia e como a ferramenta foi capaz de contribuir para a eficiência da gestão de contratos da empresa.
Sugerimos considerar as seguintes métricas:
Uma das principais vantagens de um software de gestão de contratos é a capacidade de agilizar todo o processo, desde a elaboração da minuta padrão até a assinatura final. Calcule a diferença entre o tempo gasto na gestão de contratos antes e depois da implementação do software. Se a ferramenta automatizar tarefas como criação de documentos, aprovações e renovações, é possível reduzir significativamente o tempo gasto em atividades manuais. Essa diminuição na execução indica eficiência aprimorada, maior produtividade da equipe e processos mais ágeis.
Erros e retrabalhos podem ser custosos e causar atrasos na gestão de contratos. Ao adotar um software de gestão de contratos, espera-se que a taxa de erros e retrabalhos seja reduzida. Prestar atenção a essa métrica permite avaliar se o software contribuiu para a diminuição de equívocos e para a melhoria da precisão na elaboração dos contratos. Uma redução nessa taxa indica que o software está ajudando a evitar erros dispendiosos e a economizar tempo valioso das equipes envolvidas no processo.
Uma plataforma de gestão de contratos deve oferecer dados valiosos sobre o desempenho dos contratos em andamento. Métricas como prazos, renovações e cláusulas específicas podem ser monitoradas para identificar tendências e padrões. Essas informações permitem otimizar a gestão de contratos, garantir o cumprimento dos prazos e identificar possíveis oportunidades de negócio. O Linte, por exemplo, possui dashboards customizáveis para que você possa acompanhar em tempo real as métricas mais importantes para o seu time.
Avalie a conformidade regulatória e o cumprimento de políticas internas. Um software de gestão de contratos pode garantir que todos os contratos sigam as diretrizes estabelecidas e estejam em conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis.
Não subestime a importância da satisfação dos usuários ao medir o impacto de um software de gestão de contratos na sua empresa. Realizar pesquisas de satisfação ou coletar avaliações dos usuários é uma maneira adequada de obter feedback direto sobre a usabilidade, as funcionalidades e o impacto percebido da ferramenta. A satisfação dos usuários é um indicador importante de como o software está atendendo às necessidades da equipe e agregando valor ao processo de gestão de contratos.
Além das métricas quantitativas, é importante levar em conta os benefícios qualitativos que um CLM pode oferecer ao seu time, às demais áreas que participam do processo e à organização como um todo:
Este tópico está intimamente ligado ao último que apresentamos na vertente quantitativa sobre a satisfação do usuário. A facilidade de uso do software de gestão de contratos é um fator crítico para o sucesso da implementação. Uma alta taxa de adoção e feedback positivo dos usuários indicam que a plataforma é intuitiva, fácil de usar e contribui para a produtividade da equipe. Avalie se a implementação do software melhorou a comunicação e a colaboração entre as equipes envolvidas na gestão de contratos. A capacidade de compartilhar informações e coordenar tarefas pode agilizar o processo e evitar atrasos.
Um CLM idealmente deve melhorar os fluxos de trabalho e simplificar as tarefas diárias. Ao avaliar essa métrica qualitativa, leve em consideração se o software ajuda a automatizar tarefas repetitivas, agiliza o processo de aprovação e facilita a colaboração entre as partes envolvidas. Se os usuários perceberem que a ferramenta deixa suas atividades diárias mais simples e fáceis de serem realizadas e torna o processo de gestão de contratos mais eficiente, isso indica um impacto positivo na empresa.
Verifique se o software oferece uma visão abrangente e em tempo real de todos os contratos em vigor. A capacidade de acessar informações relevantes, como prazos, cláusulas e renovações, pode permitir uma melhor tomada de decisões e uma gestão mais eficiente. O trabalho das áreas também fica mais visível, o que é algo desejável principalmente quando os gestores precisam defender a contratação de mais profissionais, por exemplo.
Uma métrica qualitativa importante é a facilidade com que a ferramenta de gestão de contratos se integra aos sistemas e processos existentes da sua empresa. Avalie se a implementação do software foi tranquilo e se a equipe conseguiu adotá-lo sem grandes dificuldades. Uma integração suave e sem percalços pode indicar que o CLM foi projetado com atenção à usabilidade e à adaptabilidade, o que contribui para uma transição mais rápida e garantida.
Além da funcionalidade do software em si, o suporte e o atendimento ao cliente são aspectos cruciais a serem considerados. Avalie a qualidade e prontidão do suporte técnico oferecido pelo fornecedor da ferramenta. Um suporte eficiente pode fazer toda a diferença em momentos de dificuldades técnicas ou dúvidas de uso. Um fornecedor comprometido com o sucesso do cliente será um parceiro valioso a longo prazo.
Resumindo, a contratação de um software de gestão de contratos pode trazer benefícios significativos para sua empresa, mas é fundamental medir o impacto dessa decisão de maneira eficiente. Ao estabelecer objetivos claros, avaliar métricas quantitativas e qualitativas e solicitar feedback dos usuários, você terá uma visão abrangente do impacto que o CLM está gerando. Essas informações serão essenciais para tomar decisões assertivas, maximizar o retorno sobre o investimento e garantir que sua empresa esteja aproveitando ao máximo as vantagens de uma solução de gestão de contratos.
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