Passo a passo para construir um processo organizado e entender minhas forças e fraquezas operacionais
July 27, 2023
Em um mercado competitivo e em constante evolução, a eficiência na gestão de contratos se torna essencial para empresas que buscam otimizar processos, minimizar riscos e garantir o cumprimento de acordos. Nesse contexto, a adoção de um software de gestão de contratos (CLM) tem se mostrado uma solução eficaz.
No entanto, para viabilizar a contratação e a implementação de um CLM com sucesso, é crucial conquistar o apoio de áreas internas da empresa, especialmente o setor de Compras. Neste artigo, discutiremos a importância de envolver outras áreas, os benefícios desse apoio e forneceremos 4 dicas para alcançar esse objetivo.
A gestão de contratos impacta diferentes departamentos e processos dentro de uma organização. Ao buscar a contratação de um CLM, é fundamental envolver áreas como Compras, que desempenha um papel vital na negociação e execução de contratos.
A colaboração entre o setor de Compras e a equipe responsável pela implementação do CLM - muitas vezes o jurídico, em outras oportunidades uma área específica da empresa responsável pela gestão dos contratos - é essencial para garantir que as necessidades e os requisitos sejam atendidos de forma eficaz.
O setor de Compras desempenha um papel crucial na negociação, execução e controle dos contratos da empresa. Ao envolver essa área na contratação de um CLM, é possível aproveitar sua expertise e conhecimento para garantir que as necessidades específicas sejam atendidas de maneira eficaz. Compras tem um profundo entendimento das políticas de aquisição da empresa, dos fornecedores e das cláusulas contratuais, tornando-se um parceiro estratégico na implementação de um CLM.
A seguir, vamos analisar mais a fundo essa relação entre as equipes e trazer um passo a passo com nossa sugestão de como liderar esse processo na sua empresa.
Continuando o assunto do tópico anterior, o pontapé inicial de fato é identificar as áreas internas que mais serão impactadas pela implementação do software de gestão de contratos, que além dos times que já mencionamos (Compras e Jurídico) pode abranger também setores como Financeiro, Recursos Humanos, Vendas, entre outros, dependendo do tipo de uso que a empresa fará com a plataforma.
Por desempenharem papéis fundamentais na gestão de contratos, essas equipes serão essenciais para garantir o sucesso da implementação do CLM. Por isso, o ideal é envolver os responsáveis dessas áreas em todo o processo relativo à implementação da plataforma, desde as conversas iniciais até o onboarding e os treinamentos necessários para a plena utilização da nova tecnologia. Desta forma, as demais equipes também se sentirão (e efetivamente serão) parte do sucesso que o software trará à empresa.
Depois que você mapeou e entrou em contato com as áreas interessadas na implementação, é hora de trabalhar juntos para identificar os desafios e problemas enfrentados que são comuns a todos e que são particulares de cada time relacionados à gestão de contratos.
Compreender essas dificuldades permitirá que você demonstre como o CLM pode resolver problemas específicos e melhorar a eficiência dessas áreas. Além disso, o simples fato de vocês terem conhecimento de quais são as maiores dificuldades e quais problemas vocês buscam solucionar com o CLM facilitará muito o processo de implementação.
Se você decidiu procurar por uma solução de gestão de contratos é por que já analisou os custos e os benefícios envolvidos nessa escolha, certo? Então, para facilitar a tarefa de angariar apoio dentro da empresa, não tenha receio de compartilhar essas informações com seus colegas de outras áreas.
Embora cada equipe tenha suas próprias metas e seus OKRs, muitos desses cálculos também podem ser utilizados pelos outros times. Certifique-se de que a análise de custo-benefício mostre o retorno sobre o investimento da implementação de um CLM, com destaque para a redução de custos operacionais e dos riscos, além do potencial crescimento do desempenho das áreas envolvidas.
À medida que a negociação for avançando, já é possível garantir que haverá um treinamento adequado para as áreas internas envolvidas na utilização do CLM, idealmente no processo de implementação da plataforma. Isso garantirá que todos estejam capacitados para utilizar as funcionalidades do software. Além disso, ofereça suporte contínuo, esteja disponível para responder a perguntas e ajudar a solucionar eventuais problemas.
Ainda sobre o período de início de uso do software, é interessante desenvolver um plano detalhado de implementação do CLM, levando em consideração as necessidades e requisitos de cada área interna. Certifique-se de incluir etapas claras, prazos realistas e recursos necessários para a implementação bem-sucedida do CLM.
Uma vez que o CLM esteja implementado, ele logo começará a trazer benefícios para as áreas internas (que veremos mais detalhadamente a seguir). É neste momento que você, como líder do time que liderou a implementação, deve demonstrar os resultados alcançados, seja para as demais equipes internas envolvidas no projeto, seja para a sua diretoria.
Essa tarefa se torna mais simples ao levarmos em conta que softwares de gestão de contrato, como o Linte, possuem dashboards customizáveis para que você possa selecionar as métricas mais importantes no contexto da sua empresa para comprovar a eficiência da nova tecnologia. Mostre como o software está otimizando processos, reduzindo erros, agilizando negociações e melhorando a conformidade. Celebre as conquistas alcançadas para manter o entusiasmo e o apoio contínuo das áreas internas.
Agora que já passamos pela explicação de quão importante é ter outras áreas do negócio ao seu lado ao selecionar, negociar e implementar um CLM, em especial o time de Compras, e vimos também um passo a passo detalhado de como alcançar tal feito, vamos trazer alguns dos principais benefícios que você e seus colegas terão ao participar desse processo.
Ao envolver áreas internas no processo de contratação e implementação de um CLM, é possível alinhar os objetivos da empresa. Equipes que trabalham ativamente no dia a dia com contratos, como é o caso de Compras e pode ser também o de Vendas , Financeiro e RH, por exemplo, possuem uma visão clara das necessidades e desafios relacionados à gestão de contratos. Ao trabalhar em conjunto, é possível identificar as metas comuns e definir requisitos específicos para o CLM, garantindo que ele atenda às expectativas da empresa todo um todo.
O apoio de diversos setores na contratação de um CLM traz benefícios tangíveis para a empresa, principalmente no que diz respeito à eficácia dos profissionais envolvidos no projeto. A automação de tarefas manuais e repetitivas proporcionada pelo CLM permite que as equipes se concentrem em atividades de maior valor agregado, como a negociação estratégica de contratos e o gerenciamento de fornecedores. Isso resulta em maior eficiência, redução de erros e aumento da produtividade, o que consequentemente traz resultados melhores para a organização inteira.
O apoio de vários setores na contratação e implementação de um CLM proporciona uma visão ampla dos contratos da empresa. Com um CLM, é possível centralizar todas as informações contratuais, permitindo um acesso fácil e rápido aos documentos. Isso possibilita uma análise estratégica dos contratos, como o desempenho dos fornecedores, condições comerciais e renegociações. Compras pode utilizar essas informações para tomar decisões mais estratégicas e melhorar a eficácia das aquisições, por exemplo.
A gestão de contratos envolve a identificação e mitigação de riscos legais e financeiros. Ao incluir a participação de áreas como Financeiro e Compliance, é possível avaliar com maior precisão os riscos associados aos contratos e adotar medidas adequadas para mitigá-los. A equipe jurídica traz expertise legal, enquanto a equipe financeira pode fornecer uma análise detalhada das implicações financeiras dos contratos. Dessa forma, a empresa pode tomar decisões informadas e reduzir significativamente a exposição a riscos desnecessários.
O envolvimento do departamento de TI é essencial para garantir a integração eficiente do CLM com os sistemas e processos existentes na empresa. A equipe de TI pode trabalhar em conjunto com os fornecedores do software para personalizar a solução e alinhá-la com as necessidades e infraestrutura tecnológica da organização. A integração adequada do CLM com outros sistemas, como ERP (Enterprise Resource Planning) e CRM (Customer Relationship Management), por exemplo, possibilita o compartilhamento de informações relevantes entre diferentes áreas, eliminando redundâncias e melhorando a eficiência operacional.
A colaboração entre diferentes áreas durante o processo de gestão de contratos promove uma comunicação mais fluida e eficiente. As informações são compartilhadas de forma transparente e todos os envolvidos têm visibilidade sobre o andamento dos contratos. Isso resulta em uma melhor coordenação de esforços, minimiza retrabalhos e garante que as atividades sejam executadas de maneira sincronizada. Além disso, a comunicação multidisciplinar permite o aprendizado cruzado entre as áreas, enriquecendo o conhecimento e fortalecendo a expertise de cada equipe.
Ou seja, vemos que todos os times só têm a ganhar ao fornecer apoio e viabilizar a contratação de um software de gestão de demandas e contratos como o Linte. Para finalizar, destacamos mais algumas dicas para ressaltar a importância do envolvimento de diversas áreas nesse processo. Vamos lá?
No processo de demonstração do produto e negociação, considere as necessidades específicas das áreas envolvidas, levando em conta suas demandas e seus requisitos particulares. Isso vai unir ainda mais as áreas em busca de um objetivo em comum e até facilitar o processo de construção da solução pensando no lado da empresa que fornecerá o software a ser usado pela sua empresa. Assim, será possível personalizar o CLM de acordo com a realidade de cada time para que o resultado final seja de sucesso para todos.
Já falamos aqui sobre os benefícios de contar com um CLM, mas uma maneira eficaz de obter apoio também é destacar os riscos associados à falta de uma ferramenta assim. Explique como contratos mal gerenciados podem resultar em perdas financeiras, disputas legais, falta de conformidade e perda de oportunidades de negócios. Mostre exemplos concretos de problemas que ocorreram no passado devido à falta de um sistema adequado de gerenciamento de contratos. Ao ressaltar os riscos, você ajudará as áreas internas a entenderem a importância e a urgência da implementação de um CLM.
Elabore um plano de implementação da ferramenta que inclua todas as etapas necessárias, desde a seleção da solução até a integração com os sistemas existentes. Apresente um cronograma realista, levando em consideração as capacidades e recursos da empresa. É importante demonstrar que a implementação do software não trará interrupções significativas nas operações do dia a dia e que a transição será suave e gradual. Além disso, esteja preparado para responder a perguntas sobre custos, tempo de implementação e benefícios esperados, que já mencionamos aqui no tópico anterior.
Por fim, é crucial apresentar uma análise de retorno sobre o investimento (ROI) para justificar a contratação de um CLM como o Linte. Já mencionamos anteriormente a necessidade de analisar o custo-benefício da ferramenta, mas retomamos este assunto para ressaltar a importância do ROI. Mostre como a implementação da solução resultará em economias de tempo, recursos e custos operacionais. Destaque também como o CLM pode melhorar a eficiência do fluxo de trabalho, reduzir o tempo gasto na revisão e aprovação de contratos e evitar pagamentos duplicados ou incorretos. Se possível, apresente dados quantitativos e estimativas de economia que possam respaldar sua análise de ROI.
E aí, gostou de saber um pouco mais sobre a importância de conseguir apoio de áreas internas na a contratação de um software de gestão de demandas e contratos? E agora, caso já se sinta preparado(a) para iniciar esse processo na sua empresa, te convidamos a clicar neste link e entrar em contato com a gente!
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