Agora no Linte: migração automática de campos da demanda para o contrato
November 24, 2023
Um ponto de crucial importância quando iniciamos os trabalhos com um novo cliente diz respeito à importação dos contratos que a empresa já possui para o Linte CLM. Às vezes nos deparamos com centenas e até milhares de documentos que precisam ser migrados para que a equipe responsável mantenha o controle e a organização sobre eles.
Neste blogpost, exploraremos a importância de migrar o legado de contratos ao implementar um software na sua empresa e como isso pode impactar positivamente a sua operação. Na sequência, traremos informações com mais profundidade sobre como funciona esse processo no Linte, quais as responsabilidades de cada parte e quais novidades estamos implementando para melhorar ainda mais essa atividade.
Conforme mencionado anteriormente, a migração é fundamental para que a gestão de todos os contratos seja feita de maneira eficiente e centralizada no Linte, e não apenas daqueles documentos novos que forem elaborados após a implementação da ferramenta.
A seguir, listamos algumas das principais vantagens de se fazer isso:
Os contratos são documentos valiosos que contêm informações críticas sobre acordos comerciais, prazos, obrigações e históricos de relacionamento com parceiros e clientes. Quando você migra esses contratos para um novo sistema, está preservando o conhecimento institucional da sua empresa.
Isso significa que a experiência adquirida ao longo dos anos não se perde, garantindo que a equipe tenha acesso fácil a informações históricas sempre que necessário. A perda de informações valiosas pode prejudicar a tomada de decisões e resultar em conflitos desnecessários.
Um dos principais benefícios de um software de gestão de contratos é a capacidade de acessar e colaborar em contratos de forma eficiente. Ao migrar seus contratos para uma plataforma digital, você permite que a equipe acesse documentos de qualquer lugar, a qualquer momento. Isso é especialmente importante em um mundo onde o trabalho remoto e a colaboração virtual se tornaram a norma.
A colaboração também é facilitada, pois múltiplos membros da equipe podem revisar e comentar os contratos de forma simultânea, o que agiliza o processo de negociação. A possibilidade de consulta de documentos mais antigos de maneira muito mais rápida e prática, por meio do Linte, também é um diferencial que deve ser destacado.
Contratos contêm detalhes críticos e complexos que precisam ser gerenciados com precisão. A migração para um software de gestão de contratos ajuda a reduzir erros humanos, como perda de documentos físicos, esquecimento de prazos importantes e cálculos incorretos.
Muitos de nossos clientes nos relatam que, antes de contratarem o Linte, eles armazenavam todos os contratos em serviços de armazenamento na nuvem, como Google Drive, Dropbox ou OneDrive. O problema é que essa armazenagem, quando não limitada, representa um gasto considerável para a empresa. No Linte, por outro lado, não existe limite de documentos que podem ser guardados na plataforma.
Além disso, nosso software oferece recursos avançados de monitoramento e alerta relativos aos contratos migrados, garantindo que nenhum prazo seja perdido, minimizando assim os riscos de não conformidade ou litígios.
Os dados contidos nos contratos podem ser uma mina de ouro de informações estratégicas. Um software de gestão de contratos como o Linte CLM permite que você extraia insights valiosos por meio da análise de dados.
Isso pode ajudar na identificação de tendências, no aprimoramento de estratégias de negociação e na otimização de relacionamentos com fornecedores e clientes. A análise de dados também pode contribuir para a identificação de oportunidades de economia de custos e aumento de receita.
Com a crescente regulamentação em relação aos contratos e à privacidade dos dados, a conformidade se tornou uma prioridade para as empresas. Um software de gestão de contratos geralmente inclui recursos avançados de segurança e conformidade, ajudando a proteger informações sensíveis e garantir que a empresa esteja em conformidade com as leis e regulamentações aplicáveis. Nesse sentido, o fato do legado ficar todo armazenado em apenas uma ferramenta é mais um facilitador para a garantia da conformidade e segurança dos documentos da empresa.
Agora que já exploramos as principais vantagens envolvendo a migração de contratos elaborados antes da implementação de um software de gestão de contratos, vamos explicar com maiores detalhes como é realizada a migração de legado para o Linte CLM.
O primeiro passo a ser dado é efetivamente realizar um levantamento para encontrar e organizar todos os documentos que devem ser migrados.
Conforme comentamos nos tópicos acima, muitas vezes os contratos estão espalhados em diferentes caixas de e-mail, serviços de armazenamento em nuvem ou até mesmo apenas impressos e guardados fisicamente em algum lugar na empresa. Por isso, essa etapa inicial de busca e estruturação dos documentos é essencial.
Na sequência, existe a possibilidade da equipe Linte realizar a migração do legado para a ferramenta mediante um custo previamente estabelecido durante as negociações da parceria. Há ainda a alternativa da importação de legado ser realizada pelos profissionais da própria empresa, contando com todo o suporte do time Linte. Nesses casos, não é cobrado nenhum valor extra.
Estamos constantemente aprimorando os processos necessários para a realização dessa tarefa e recentemente desenvolvemos uma nova maneira de carregar mais documentos ao mesmo tempo, diminuindo consideravelmente o tempo necessário para conclusão da migração completa.
Estamos constantemente aprimorando os processos necessários para a realização dessa tarefa e recentemente desenvolvemos uma maneira de migrar dados em massa, além de documentos, possibilitando a criação de alertas mais específicos para cada contrato, além dos alertas padrão que já eram gerados automaticamente antes dessa atualização.
Com a recente implementação da migração de dados em massa, é possível criar alertas que usam como base os dados inseridos nos contratos, como por exemplo uma notificação 15 dias antes do fim da data de vigência. Para fazer essa importação, basta ter uma planilha que contenha os dados que você deseja adicionar e o nome do arquivo do contrato para vincular uma informação à outra.
Dessa forma, sua equipe não corre o risco de perder prazos importantes, como a renovação de um prestador de serviço, e ainda pode se organizar com calma para dar inícios às negociações com a antecedência desejada, aumentando as chances de economizar dinheiro e não ter perdas com renovações automáticas indesejadas ou negociações realizadas às pressas.
Em resumo, a migração do legado de contratos ao implementar um software de gestão de demandas e contratos é fundamental para o sucesso da sua empresa. Ela preserva o conhecimento institucional, melhora a eficiência, reduz erros, oferece insights estratégicos e garante a conformidade. É um investimento que não apenas economiza tempo e dinheiro, mas também impulsiona o crescimento e a competitividade da sua organização.
Se você está considerando a implementação de um software de gestão de contratos como o Linte CLM, não negligencie a migração do seu legado de contratos. É um passo crucial para maximizar os benefícios dessa poderosa ferramenta de negócios e garantir o sucesso a longo prazo da sua empresa.
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