Agora no Linte: migração automática de campos da demanda para o contrato
November 24, 2023
Se você trabalha em uma multinacional, ou em uma grande empresa que conta com milhares de funcionários e faturamento na casa dos milhões, já deve ter tido que lidar com contratos , sejam eles de fornecedores, contratação de pessoal, prestação de serviços etc.
Sabemos que a dinâmica de trabalho em uma grande empresa pode ser muito diferente de uma startup ou organização menor, mas isso não significa que elas não podem se valer da tecnologia para deixar o dia a dia dos seus colaboradores mais produtivo e eficiente. E a questão dos contratos é um exemplo bem claro disso.
Primeiramente, precisamos deixar claro que não estamos falando apenas com os times jurídicos das empresas - muito pelo contrário! Sabemos que quanto maior a companhia, mais as equipes precisam ser autogerenciáveis e algumas dessas atribuições são relativas a contratos.
Segundo Carol Hannud, Head de Parcerias e Comunidade da Linte, repensar processos e fluxos lançando mão de um software como o Linte pode ser de grande valia para os mais variados departamentos dentro de uma grande empresa:
“As pessoas costumam pensar que o contrato é um ‘problema’ jurídico. Não, o contrato é de todo mundo. É por onde você vai emitir nota fiscal, vai demonstrar as condições de trabalho que você negociou com o seu colaborador, vai eventualmente conseguir empréstimo, adiantamento para fluxo de caixa… E se você não tem tudo minimamente organizado, com uma governança interessante, só na papelada ele pouco vale.”
Neste texto, nós vamos te mostrar os principais motivos para começar a usar um software de gestão de contratos na multinacional onde você atua e quais são as principais funcionalidades da ferramenta.
Continue lendo para conferir!
Pegando carona nas palavras da Carol, porque a plataforma facilita a vida de todo mundo. Principalmente quando pensamos em uma grande empresa, tudo precisa estar muito bem organizado para funcionar de acordo com o planejado e não existe cenário algum em que essa organização seja feita em fluxos envolvendo contratos sem o auxílio de um software como o Linte.
Abaixo, nós separamos alguns dos principais benefícios que essa contratação vai trazer ao seu time para que você tenha visibilidade de todas as questões que podem ser resolvidas, facilitadas ou simplificadas com uma ferramenta como a nossa. Dê uma olhada:
O primeiro ponto diz respeito a algo essencial em grandes empresas e multinacionais: a organização. Sem um software de gestão de contratos, fica muito mais difícil armazená-los e consultá-los toda vez que for necessário. Porém, com uma ferramenta como o Linte, você tem a certeza de que todos os documentos estão organizados na plataforma e pode inclusive fazer buscas personalizadas para encontrar um termo específico contido em um contrato caso precise.
Consequentemente, sua equipe vai perder menos tempo arquivando contratos físicos ou até mesmo criando minutas do zero. Isso porque uma das funcionalidades de um software como o Linte é a automação de contratos. Ou seja, você consegue estabelecer minutas-padrão para a criação de contratos de maneira muito mais simples e rápida, apenas alterando os dados do fornecedor e as informações novas. Com isso, cai o tempo utilizado em tarefas manuais e aumenta a produtividade do time.
Outra funcionalidade importante para uma grande empresa é a possibilidade de extrair dados e criar dashboards com as informações contidas no Linte. Dessa forma, fica mais fácil contabilizar e quantificar questões da rotina do departamento e apresentar para a diretoria da empresa, por exemplo.
Esse foi o caso da Nina Navarro, Head of Legal da Total Pass, que nos contou que um dos grandes diferenciais da plataforma que pesou na decisão da contratação foi a possibilidade de gerar dados:
"Essa questão de individualizar as informações dentro dos relatórios era algo que eu não tinha visibilidade. Eu preciso apresentar dados, não basta falar. Aí quando eu comecei a apresentar esses dados, ouvi 'realmente, vocês estão fazendo muita coisa, como podemos melhorar isso aqui...'"
Com um grande volume de contratos ativos, sua equipe corre o risco de acabar perdendo datas importantes como a renovação de um contrato, principalmente no caso de prestadores de serviços por um curto tempo determinado, como 1 mês ou 3 meses. Entretanto, um software de gestão como o Linte permite que você configure alertas e notificações, escolhendo inclusive a antecedência com a qual você prefere ser avisado(a). Assim, sua equipe tem tempo de se preparar e propor uma negociação mais favorável para a sua empresa.
A utilização de uma ferramenta como o Linte não é nenhum segredo e não precisa de nenhum conhecimento prévio jurídico ou de tecnologia da informação, muito pelo contrário. Nossa plataforma é tão intuitiva que já ouvimos diversos relatos de clientes sobre novos colaboradores que começaram a usar o Linte por iniciativa própria, sem nenhum tipo de orientação sobre o software.
No entanto, nosso time é super capacitado e oferece um processo de onboarding bem completo para que todos os colaboradores da sua empresa que vão começar a usar a ferramenta recebam todas as informações necessárias e possam fazer um ótimo uso do Linte de acordo com as necessidades do seu time!
Na sequência, nós listamos as principais funcionalidades de um software de gestão de contratos para você entender como ele opera e como ele pode auxiliar uma multinacional a organizar os fluxos envolvendo contratos e torná-los mais eficientes:
Seu time ganha em produtividade e eficiência com a automatização de operações manuais para a elaboração de contratos, baseado em templates e preenchimentos de informações recorrentes. É importante ressaltar que esse ganho de produtividade pode ser observado nos mais diversos campos, seja jurídico corporativo, compliance, compras, vendas e recursos humanos, entre outros.
Faça a assinatura eletrônica dos contratos e envie para os demais assinantes diretamente pela plataforma, sem perder tempo com a troca de sistemas. As plataformas de gestão de contrato normalmente permitem a integração com com os assinadores mais usados do mercado, como DocuSign, ClickSign e D4Sign.
No caso do Linte, nós lançamos há poucos meses um assinador próprio em parceria com o ZapSign: o Lintesign. Essa é uma grande facilidade para os nossos clientes, que podem cuidar de todo o processo de contratos dentro da nossa plataforma, sem precisar contratar nenhuma outra ferramenta ou fazer gestão de outro fornecedor.
Já comentamos sobre esse tópico nas vantagens que seu time terá ao contratar um software de gestão de contratos, mas achamos que vale a pena destacar aqui novamente para explicar como ele funciona. Em ferramentas como o Linte, você cria alertas automáticos de prazos, entregas e renovações para você não perder nenhuma data importante de seus contratos.
Além disso, muitos contratos precisam ser renovados após um período definido, mas pode ser difícil acompanhar essas datas importantes e lembrar-se de revisar os termos ou cancelar o acordo. No Linte, por exemplo, você consegue definir lembretes de renovação do contrato, bem como os destinatários que devem recebê-los quando chegar a hora.
Com softwares de gestão de contratos, fica muito mais fácil revisar e negociar contratos porque você consegue editar arquivos de texto e trocar notas e mensagens com os envolvidos em tempo real dentro da própria plataforma. Desta forma, você e seu time têm sempre em mãos a versão mais atualizada dos documentos com os quais vocês precisam trabalhar.
E aí, gostou de saber mais sobre como um software de gestão de contratos funciona e como ele pode ajudar uma multinacional ou grande empresa a melhorar seus fluxos envolvendo contratos?
Então acesse o nosso site e agende uma demonstração gratuita do Linte! Nosso time vai ficar muito feliz em te ajudar nessa tarefa de deixar o dia a dia de trabalho da sua equipe mais organizado, simples e produtivo!
