Passo a passo para construir um processo organizado e entender minhas forças e fraquezas operacionais
July 27, 2023
A transformação digital é mais do que apenas uma tendência: é uma necessidade vital para as empresas permanecerem competitivas e relevantes. Se você trabalha diariamente com contratos, uma parte fundamental dessa transformação é a implantação de um software de gestão de contratos (CLM), como o Linte.
Embora os benefícios dessa tecnologia sejam indiscutíveis, muitas empresas enfrentam resistência cultural durante a sua implementação, o que inclui desde uma oposição natural à mudança até questões mais enraizadas, como o apego à forma como os processos são realizados dentro da organização.
Dito isso, como você pode garantir que sua equipe e seus colegas vão abraçar essa mudança com sucesso? Neste blogpost, vamos explorar estratégias eficazes e trazer dicas práticas para combater as oposições culturais antes, durante e até mesmo depois do processo de implantação de uma ferramenta como o Linte.
Confira:
Muito mais que estrutura técnica e orçamento, é necessário que a sua empresa esteja madura culturalmente para receber um software que vai alterar substancialmente o modus operandi de diversos processos internos - frequentemente envolvendo mais de uma área.
Abaixo trazemos um passo a passo resumido com a sugestão de 3 etapas importantes para essa preparação:
Antes de implementar qualquer software, é crucial comunicar claramente a visão e os objetivos que essa mudança deve trazer. Mostre como isso beneficiará a empresa, as áreas direta e indiretamente afetadas, os funcionários e os clientes internos e externos, se houver.
É importante também haver um alinhamento sobre os motivos que culminaram na decisão: pode ter sido um caso específico, uma vontade de modernização ou um processo que precisa ser revisto.
Se possível, compartilhar as metas estabelecidas também pode auxiliar a aumentar a aceitação e posteriormente o engajamento dos colaboradores. Uma comunicação transparente estabelece expectativas e reduz o medo do desconhecido.
Contar com embaixadores é sempre uma estratégia interessante ao introduzir novos processos ou novas ferramentas para dentro da empresa. Nossa dica é identificar e treinar pessoas que sejam defensores entusiastas da transformação digital.
Elas não precisam ser de fato gestoras de equipes dentro da empresa, embora o fator de influência desempenhe um papel relevante nesse caso. O mais importante, porém, é formar um time que ajude a espalhar a mensagem e a liderar pelo exemplo.
Quando as pessoas tiverem dúvidas, sejam elas técnicas ou mais gerais, é interessante elas poderem recorrer a colegas que elas já conhecem e em quem confiam. Isso vai facilitar o processo de aceitação e utilização efetiva da plataforma por parte de todos.
Invista em treinamentos abrangentes para os funcionários. Certifique-se de que todos tenham as habilidades necessárias para usar de maneira eficiente o software. Isso não apenas reduzirá a resistência, mas também aumentará a produtividade.
Aqui na Linte, por exemplo, nós realizamos um completo processo de onboarding, momento em que a ferramenta é configurada da melhor maneira para o uso por parte da empresa. Esse período também inclui capacitação para os colaboradores que utilizarão o Linte no dia a dia, desde os mais assíduos até quem não participará tanto do fluxo.
A inclusão de todos, no entanto, é primordial para engajar a equipe e ajudar a quebrar a resistência cultural que pode ainda existir.
Além do passo a passo que apresentamos acima, pensamos também em trazer dicas rápidas que podem te auxiliar nesse processo de evolução cultural dentro da organização. Veja só:
Inclua as equipes relevantes no processo de seleção do software. Isso dará a eles uma sensação de propriedade e voz no processo. Quanto antes pessoas-chave forem englobadas, menores as chances de haver resistência cultural por parte de suas equipes.
Em vez de focar em benefícios gerais que pouco se aplicam à realidade da sua empresa, mostre como o software de gestão de contratos pode simplificar o trabalho diário dos funcionários, economizar tempo e reduzir erros. Eles devem entender como isso afeta positivamente suas vidas profissionais.
Encoraje a aprendizagem e a adaptação constantes. Isso ajudará a criar uma cultura que abrace a mudança como algo natural e necessário. A implementação de um CLM como o Linte pode ser apenas o início de uma transformação mais profunda na sua organização!
Além dos treinamentos que mencionamos no passo a passo acima, é indispensável disponibilizar também recursos de suporte técnico para resolver problemas e responder a perguntas, principalmente nos primeiros meses de uso efetivo da nova ferramenta. Os funcionários precisam se sentir apoiados durante a transição.
O processo de implementação de um software de gestão de contratos não é simples, especialmente se há uma grande resistência cultural interna. Reconheça e comemore marcos alcançados durante esse período. Isso reforça positivamente o progresso e mantém a equipe motivada.
A conclusão da implementação do software não significa necessariamente que o tópico está encerrado. Crie canais para que os funcionários forneçam feedback sobre a ferramenta e o processo de transformação digital. Use esses insights para fazer melhorias contínuas.
Por último, uma dica que serve para todos os momentos do processo de contratação, treinamento e uso do novo CLM. Quando líderes da empresa lideram pelo exemplo, neste caso abraçando a ideia do novo software e demonstrando seu compromisso com a transformação digital, a tendência é que os demais colaboradores façam o mesmo e as oposições culturais se tornem menores e mais fáceis de serem contornadas..
A transformação digital é um processo desafiador, mas as empresas que conseguem superar as oposições culturais colhem os benefícios significativos em termos de eficiência, precisão e inovação.
Ao seguir essas estratégias, você estará preparado para uma implementação bem-sucedida do software de gestão de contratos e para garantir que sua equipe abrace a mudança de maneira positiva.
Lembre-se, a cultura empresarial é um dos ativos mais valiosos da sua organização, e alinhar essa cultura com a transformação digital é fundamental para o seu sucesso futuro.
E aí, gostou de saber mais sobre como ultrapassar barreiras culturais no processo de transformação digital na sua empresa? Então bora descobrir como o Linte pode auxiliar nas situações que você vive na sua empresa?
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